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IDR

Invoice Data Recognition

IDR (Invoice Data Recognition) ist ein Tool auf Basis der OCR-Technik und dient dazu, die in dem System eingegebenen Daten auszulesen und zu verarbeiten. Die ausgelesenen Daten werden in JobRouter® bzw. in ein mit dem JobRouter® integrierten Buchhaltungssystem automatisch übertragen.

Bei IDR-Modul funktioniert die OCR wie ein intelligentes Lasso, indem das übertragene Rechnungsbild gescannt wird, um die Schlüsselwörter und die denen zugeschriebenen Werte unabhängig von der Schriftart zu finden. IDR-System ist mit den betriebsinternen Datenbanken (beispielsweise Daten über Geschäftspartner oder Aufträge) oder öffentlichen Datenbanken (z. B. Destatis, Unternehmensregister) und Data Dictionaries integriert, wodurch die ausgelesenen Werte überprüft werden.

Was sind die Vorteile eines Rechnungsflows mit OCR?

Der zentrale Vorteil von OCR ist die gesparte Zeit, die sonst für das Suchen oder die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten aufgewendet werden müsste. Dabei besteht die Möglichkeit, die Dokumenten mit dem originalen Aussehen im digitalen Archiv zu speichern und die Rechnungen mit Hilfe von Schlüsselwörtern unter Berücksichtigung des Volltextes zu suchen bzw. durchzusehen.

Wie funktioniert OCR bei der Freigabe von Rechnungen?

Wurde das Bild in Text umgewandelt (gescanntes Dokument oder Rechnung als PDF bzw. JPG, elektronisch übersandt), werden die Daten durch eine OCR-Engine in entsprechende Felder im Buchhaltungs- oder Rechnungsworkflowsystem übertragen. Algorithmen der OCR-Software durchsuchen den erkannten Inhalt nach: Steuer-ID-Nr., Rechnungsnummer, Netto- bzw. Bruttobetrag, Positionsnummer, Anschrift oder Datum.

Dadurch dass die Schlüsselwörter wie Rechnungsnummer oder Ausstellungsdatum gefunden werden, können die Ausdrücke im Textbereich der Schlüsselwörter den richtigen Feldern zugeordnet werden. Hinzu kommt, insofern möglich, dass das Textformat (z. B. ob der jeweilige Wert ein Datum ist) und die Prüfziffer (z. B. Steuer-ID) überprüft und mit Blick auf die Übereinstimmung von erkannten Daten mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem analysiert werden.

Vorteile von IDR:

  • Digitaler Dokumentenumlauf - durch Umstellung vom Papier auf Systemdaten können Freigabeprozesse innerhalb des Datenworkflowsystems digital stattfinden. Papier muss nicht mehr durch das ganze Unternehmen rotieren und die Freigabe von digitalen Unterlagen oder einzelnen Positionen auf der Rechnung kann parallel ablaufen, wodurch die buchmäßige Erfassung von Rechnungen schneller funktioniert.
  • Erhebliche Zeitersparnis beim Eingeben ins Buchhaltungssystem.
  • Rechnungen können vor dem Eingeben digital freigegeben werden.
  • Erkennen von Unstimmigkeiten auf der Rechnung (z. B. Vergleich der Rechnungsdaten mit Destatis, Unternehmensregister oder VIES).
  • Berichterstattung - erweiterte Finanzberichte, die in Echtzeit erstellt werden; durch Integration der Daten aus dem Buchhaltungssystem mit dem Freigabeprozess wird das Liquiditätsbild unter Berücksichtigung der noch nicht verbuchten Kosten ermittelt.

Features

  • IDR ist ein lernfähiges System, daher erweitert jede Rechnung die Leistungsdiagramme zum Auffinden von Daten an einer bestimmten Stelle auf der Rechnung und weist sie der Steueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers zu.
  • Es analysiert die Übereinstimmung der identifizierten Daten mit der ERP-Systemdatenbank oder dem Finanz- / Buchhaltungssystem.
  • Es ermöglicht die Genehmigung der Rechnung vor der Eingabe in das Buchhaltungssystem.

Administration

e-MSI Sp. z o.o.

Produkt
Add-On
Datenbanken
  • Microsoft SQL Server
  • MySQL/MariaDB
Sprachen
  • deutsch
  • englisch
  • polnisch
Unterstützte JobRouter®-Versionen
ab Version 5.0
Erstellt
Aktualisiert

Hinweis: Bitte sprechen Sie Ihren betreuenden Partner an, um zu überprüfen, ob das Produkt mir Ihrer bestehenden IT-Landschaft kompatibel ist.

Schlagwort

  • Rechnungserkennung
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