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Anonymisierung von Dokumenten

Löschung von sensiblen Daten im Digitalen

Das Anonymisierungsmodul ist ein Tool, welches zum automatisierten Ausblenden von personenbezogenen und anderen sensiblen Daten auf den Dokumentenbildern dient.

Nach dem Inkrafttreten der europäischen Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) ist die Anonymisierung von Daten zu einem allgemein bekannten Prozess geworden.

Die Anonymisierung ist mit Blick auf die Anzahl der verarbeiteten personenbezogenen Daten für

viele Unternehmen von zentraler Bedeutung. Für diese Unternehmen haben wir ein

Anonymisierungstool entwickelt, das eine schnelle und leistungsfähige Anonymisierung

gewährleistet.

Wie funktioniert die Anonymisierung?

Die Anonymisierungslösungen der Konkurrenz bieten zurzeit die Anonymisierung von Dokumenten nur für editierbare Dateien an. Das sieht in der Regel so aus, dass das ganze

Dokument gelesen und die sämtlichen zu anonymisierenden Begriffe manuell überschrieben werden müssen.

Das Anonymisierungsmodul für JobRouter® von e-MSI ermöglicht die Anonymisierung des

Bildes eines Dokuments (Scan, Foto) und durch intelligente Such- und Erkennungsalgorithmen

für Dateitypen werden die sensiblen Daten automatisch erkannt und ausgeblendet.

Das zu anonymisierende Dokument wird gescannt und an die spezielle E-Mail-Adresse

versendet.

Der Posteingang wird kontrolliert, die Dokumente werden nach Strichcode verteilt und anschließend werden die OCR-Bearbeitung und eine Reihe weiterer Algorithmen in Gang

gesetzt, mit Hilfe deren die Daten anonymisiert werden, das heißt unter anderem:

Namen und Vornamen auf dem Dokument werden ausgesucht (die Datenbank mit

Namen wird unterstützt).

Suchfunktion für Personenidentifikationsnummern, Steueridentifikationsnummern und

sonstige Nummern mit festen Strukturen vorhanden, die durch Administrator

konfiguriert wurden (Daten mit dem festgelegten Format und/oder Prüfsumme).

Suchfunktion für Adressen vorhanden (Verbindung mit TERYT-Datenbank).

Suchfunktion für sonstige Daten vorhanden, die in den internen IT-Systemen des Kunden

vorliegen (IT-System kann durch eine beliebige Datenbank als Formatmuster unterstützt werden).

Alle ausgesuchten Begriffe gelten als Bereiche, die eventuell auszublenden sind und anschließend zur Überprüfung weitergeleitet werden.

Der Nutzer bekommt die Aufgabe, die automatisch gekennzeichneten Bereiche

auszublenden.

Der Nutzer überprüft die automatisch markierten Bereiche und markiert weitere Inhalte, die ausgeblendet werden sollen, sofern vorhanden.

Der Nutzer bestätigt den zu anonymisierenden Bereich und das Dokument wird zum nächsten Schritt weitergeleitet.

Bei einem weiteren Schritt ist eine ein- oder mehrschichtige Freigabe des Dokuments möglich.

Wurde das Dokument endgültig anonymisiert, wird dieses unumkehrbar in seine neue Form umgewandelt und seine Kopie nach Bedarf in den dafür vorgesehenen Ordner

übertragen, auf einer öffentlichen Datenplattform veröffentlicht oder in einem sonstigen System hochgeladen.

Vorteile

Die meisten Dokumente werden gegenwärtig manuell anonymisiert. Die Dokumente werden gescannt und dann werden die personenbezogenen Daten über eine Grafiksoftware ausgeblendet. Insbesondere bei öffentlichen Einrichtungen zieht dieser Prozess riesige Kosten in Hinsicht auf den dafür benötigten Zeitaufwand mit sich nach. Das Anonymisierungsmodul wurde entwickelt um das manuelle Ausblenden von Daten zu vermeiden und folglich die Kosten im Zusammenhang mit der Anonymisierung zu verringern. Dabei werden im Zuge der Bearbeitung softwaremäßig die Fehler vermieden, die bei der manuellen Bearbeitung von großer Dokumentenmenge entstehen. Im Gegensatz zu dem menschlichen Auge wird das Anonymisierungsmodul nicht müde und seine Leistung sinkt im Laufe der Zeit nicht. Das Anonymisierungsmodul wird immer individuell an den Kunden angepasst und seine Funktionen können um automatisches Ersetzen von Begriffen (z.B. der Name wird durch Initialen ersetzt) erweitert werden.

Features

  • Integration mit Scanner durch automatisches Herunterladen von Scans aus dem Posteingang und Netzwerkordnern.
  • Pakete von gescannten Daten werden nach Strichcode verteilt (die Daten werden in großen Mengen bearbeitet).
  • Personenbezogene Daten werden automatisch ausgesucht und erkannt.
  • Die eventuell auszublendenden Bereiche werden anhand der Inhaltsanalyse durch ein
  • integriertes OCR-Erkennungssystem automatisch markiert.
  • Zur Anonymisierung werden Data Dictionaries mit deutschen Namen verwendet.
  • Es besteht die Möglichkeit, die Liste mit den zu anonymisierenden Begriffen (z.B.
  • Einwohnerdatenbank oder Datenbank des Hauptgesundheitsamtes) und die internen
  • Datenbanken miteinander zu integrieren.
  • Lernalgorithmen - das Anonymisierungsmodul lernt die zu anonymisierenden Begriffe, die von Nutzer als solche markiert wurden: für verschiedene Dokumententypen können verschiedene Begriffe verwendet werden, z.B. wenn der Begriff „John“ als der zu anonymisierende Begriff systemseitig nicht markiert wurde, wird dieser anonymisiert,
  • insofern der Nutzer vorgibt, ihn auszublenden.
  • Es besteht die Möglichkeit, die Anonymisierung mehrschichtig zu definieren, bevor die finale Version des Dokuments erstellt wird. Der Überprüfungsweg kann von den Daten im jeweiligen IT-System, beispielsweise vom Dukumententyp, abhängig sein.
  • Intuitive Bedienung: die zu anonymisierenden Begriffe werden durch das Zeichnen von schwarzen Quadraten markiert.
  • Es kann eine uneingeschränkte Anzahl von Dokumenten bearbeitet werden.
  • Die Überprüfung kann von bis zu 500 Personen zugleich durchgeführt werden.

Abteilungsübergreifend

e-MSI Sp. z o.o.

Produkt
Add-on
Datenbanken
  • Microsoft SQL Server
  • MySQL/MariaDB
Sprachen
  • deutsch
  • englisch
  • polnisch
Unterstützte JobRouter®-Versionen
ab Version 5.0
Erstellt
Aktualisiert

Hinweis: Bitte sprechen Sie Ihren betreuenden Partner an, um zu überprüfen, ob das Produkt mir Ihrer bestehenden IT-Landschaft kompatibel ist.

Stichworte

  • DMS
  • Belegerkennung
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